Tips för effektivare projekthantering

Posted by Zedcom | 2018-11-07 15:29

Projekthanteringens utveckling

Projekthantering eller projektstyrning är praktiken att initiera, planera, genomföra, kontrollera och avsluta ett arbete. Ett arbete som inkluderar flera individer för att nå specifika mål och uppfylla specifika framgångskriterier under en begränsad tid. Redan innan disciplinen projekthantering var definierad fanns det projekt. Dessa delade dock inte många av grunderna som dagens projektledning vilar på. Uppförandet av Egyptens magnifika pyramider påbörjades omkring 2700 f. Kr. och över en period på 3 500 år byggde faraonerna 118 pyramider. Än idag är vi inte helt säkra på hur de lyckades.  Men dokumentation visar att det redan då fanns chefer som ansvarade för arbetets framfart.

Det var inte förrän under 1900-talet som nutidens  projekthantering började ta form. I samband med industrialiseringen förändrades behoven och förutsättningarna för projekthantering. Men i motsats till klassisk massproduktion har projekt låg repetitivitet och hög variation, vilket ställde nya krav på arbetssätten för att upprätthålla effektivitet.

Vanliga problem inom projekthantering

Idag finns det otaliga projektstyrningsmodeller, system och utbildningar inom ramen för projekt. Detta till trots så sägs det att 85–90 % av alla projekt misslyckas med att leverera i tid, budget eller önskat utfall. Orsakerna att projektmålen inte uppnås är sällan unika utan berör många projekt i alla branscher och organisationer. Några av vanliga orsaker till problem med måluppfyllelse är:

♦ Målen är inte korrekt definierade och överenskomna
♦ Bristande kommunikation
♦ Bristande kvalitetskontroll
♦ Otillräcklig planering och samordning av resurser
♦ Dålig uppskattning av varaktighet och kostnad

För att fortsätta överträffa sina konkurrenter står organisationer kontinuerligt inför utveckling av komplexa produkter, tjänster och processer med mycket korta tider från idé till lansering (Time to market, TTM) kombinerat med behovet av tvärfunktionell expertis. I detta scenario blir projekthantering ett mycket viktigt och kraftfullt verktyg i händerna på organisationer som förstår dess användning och har kompetens att tillämpa den.

Tre tips för en effektivare projekthantering

1# Planera noggrant

Efter att ett projekt initierats är det av stor vikt att planera projektet på en lämplig detaljnivå. Planeringen kan hjälpa dig att få en uppskattning av det arbete som krävs för projektets genomförande men också skapa en effektiv hantering av de risker som projektet eventuellt står inför. Att inte planera tillräckligt minskar projektets chanser att vara framgångsrikt. Planeringen bör innefatta utvecklandet av en projektplan som definierar projektets mål och hur de ska uppnås, uppgifter som är nödvändiga, kvantifiering av de resurser som behövs, en budget och tidslinje för genomförandet. För att skapa de bästa förutsättningarna för att sätta upp en planering kan ett tydligt, transparent och strukturerat projekthanteringssystem vara nyckeln. Att kunna resursplanera, filtrera ut sina egna uppgifter och få påminnelser kan göra en enorm skillnad för ett projekt som berör fler än tre personer.

2# Dokumentation

Att dokumentera nästan allt inom ett projekt är en av nycklarna till framgång. För att hålla budget samt upprätthålla effektivitet och tempo måste ett projekt ha dokumentation rörande samtliga uppgifter och moment. Med korrekt dokumentation är det enkelt att se huruvida projektets krav är uppfyllda eller inte. Därtill är det också möjligt att se vad som redan har avklarats och slippa onödigt merarbete. I de allra flesta fall är dokumentationen det mest framgångsrika sättet att övervaka och styra projektets specifika faser. I många fall påbörjas projekt från 0 med rätt dokumentation kan ett projekts framgång spåras och lärdomar kan nyttjas i andra projekt.

3# Kontrollera och utvärdera

Många anser att utvärdering är något som ska göras efter projekts genomförande för att avgöra om ett projekt varit framgångsrikt eller inte. Samma personer är oftast inte särskilt förtjusta i utvärderingar för att de känner att informationen kommer allt för sent. Utvärdering både kan, och borde, vara en kontinuerlig aktivitet i projektsammanhang. Kontinuerlig observation och utvärdering av projektet ger dig en möjlighet att identifiera potentiella problem i rätt tid för att åtgärda dem innan det är för sent. Det ger en möjlighet att kunna göra en anpassning av projektets aktiviteter för att säkerställa att de är lika effektiva som de faktiskt kan vara. Utvärdering kan hjälpa dig att identifiera områden i behov av förbättring och lämnar därtill efter sig ett material som kan vara ovärderligt för kommande projekt.

Tags: Projekthantering, Affärsstöd

Skriven av Zedcom

Zedcom erbjuder helhetslösningar inom IT, affärssystem och drift.