Viktiga faktorer att tänka på när du ska välja ett nytt affärssystem

Posted by Zedcom | 2019-03-18 13:41

Att välja vilken programlösning som helst för ditt företag, oavsett den avsedda användningsnivån, kan vara en skrämmande och tidskrävande uppgift, med många potentiella fallgropar på vägen. Vi tar upp några viktiga punkter att ha i åtanke när du ska investera i ett nytt affärssystem.

Affärssystem eller Enterprise Resource Planning, förkortad ERP, används för att automatisera och datorisera kärnprocesser, funktioner, flöden och system för ett företag. ERP-lösningar kan bidra till att effektivisera affärsprocesserna hos många organisationer. Dessutom kan dessa system leda till mindre driftskostnader, bättre rapportering, ökad produktivitet och datasäkerhet. Med tanke på det stora antalet fördelar och den långa livslängden ERP-mjukvaran har, är det definitivt inte en lätt sak välja vilket som är rätt för just er.

Know what you need

Innan du väljer en ERP-lösning, avsätt tid att analysera och definiera dina affärsprocesser och identifiera alla svaga punkter som kan förbättras. Ha ett futuristiskt förhållningssätt och tänk på att det är en långsiktig investering. 

Se till att processen tar hänsyn till verksamheten på alla nivåer för att få alla relevanta uppgifter om vad systemet behöver leverera för att göra din verksamhets vardagliga uppgifter enklare. Denna process bör resultera i en lista över behov som kan uppfyllas av ett affärssystem och därigenom tillhandahålla en bra utgångspunkt för att identifiera mjukvarulösningar för dina specifika affärsbehov.

Kompatibilitet och integration med befintlig programvara

Ett ERP-system automatiserar processerna för verksamheten till en enda, lättare hanterad, ström. Det innebär att befintlig programvara och system antingen måste ersättas med en komponent eller modul i affärssystemet, eller de måste integreras med affärssystemet, så att data kan strömma från ett system till ett annat. Utan integration uppstår dubbeljobb, ökade arbetskostnader och en stor risk att saker och ting blir fel då samma information bearbetas i flera olika system.

När du väljer affärssystem för företaget rekommenderar vi starkt att du kontrollerar kompatibiliteten hos ditt befintliga system och dina programvaror. Det är viktigt att du har en tekniskt enhetlig mjukvarumiljö så att data kan delas och överföras.

Budget

Pengar kan vara en riktig deal-breaker. Varje affär består av finansiella beslut, precis som varje investering och kostnad har en budget. Implementering, installation och underhåll av ett ERP-system kan utan tvekan blir en dyr övning om den inte hanteras rätt.

Gör din läxa med att undersöka priserna på tillgängliga ERP-system, inklusive implementering och integrationskostnader. Du måste jämföra funktionerna och funktionerna i olika system för att bestämma den riktiga avkastningen.

Lätt att uppdatera

För att uppnå den maximala potentialen av ditt affärssystem måste du se till att systemet kör den senaste versionen. En föråldrad version eller utgåva kan orsaka felaktigheter i processerna och i värsta fall innebär att du lämnar dörren öppen för dataintrång. Metoden och förfarandet för att uppdatera, när en ny uppdatering släpps, är viktig. Om du måste betala en konsult var gång systemet behöver uppdateras kan uppdateringarna bli en dyr historia. Om systemet istället uppdateras i bakgrunden av systemleverantören finns det mycket att vinna.

Om du vill veta mer om fördelarna med molnbaserade affärssystem kan du  kostnadsfritt ladda ned vår guide här.

Implementering

Valet av rätt implementeringspartner ha en långsiktig inverkan på valet av rätt affärssystem. Vid efterforskningen av de olika systemalternativen behöver du också utforska den tekniska expertis och rykte som omger implementeringspartnerna.

Förbered verksamheten

En vanlig orsak till misslyckad implementering är motståndet till förändring. Därför behöver du medarbetarnas och verksamhetens stöd. Se till att du identifierar vem som kommer att påverkas av förändringen som kommer med ERP-systemet. Se till att dina chefer är medvetna om det. Identifiera dina medarbetares attityder, se till att du har kunskap om vilka anställda som behöver stöd och vilka som kan ge stöd. Ge tydliga instruktioner och se till att alla förstår sina roller.

Internt arbete

Alltför ofta underskattar företag det interna arbetet som krävs för att implementera ett nytt affärssystem. En väl vald lösning kommer att ge dig verktygen för att automatisera, effektivisera och förbättra affärsprocesser, men det är ingen magisk lösning som kommer att reparera fundamentala processproblem. Arbetet de anställda gör när man implementerar ett nytt system har i sig många fördelar och kan gynna verksamheten på många fler sätt än bara utifrån det nya systemet. För att ni ska få den bästa outputen av ett nytt affärssystem måste företag i allmänhet:

  • Acceptera att vissa processer måste ändras
  • Anpassa vissa processer för att få ut det mesta möjliga av systemet
  • Eliminera några processer
  • Arbeta med att standardisera exempelvis kund- och leverantörsregister

På Zedcom är vi experter på affärssystem. Vi hjälper dig att ta reda på vad du behöver för att få din verksamhet mer lönsam och implementerar lösningar som förenklar. Efter implementering tar vi hand om din support och tillser att du får hjälp när du behöver det. 

Tags: Affärssystem

Skriven av Zedcom

Zedcom erbjuder helhetslösningar inom IT, affärssystem och drift.